Dentro de un hospital una de las responsabilidades esenciales del administrador es asegurar que las instalaciones sean seguras para el uso de gases medicinales, pero al cumplir esta meta es necesario que todas las reparaciones, mantenimiento e inspecciones sean realizados por personal acreditado que usualmente es un tercero especializado en las normativas.
Las instalaciones que utilizan gases medicinales deben someterse a una auditoría anual dirigida por diferentes entes en cada país, su finalidad es identificar problemas que alteren su funcionamiento y la seguridad de todos los involucrados, por esa razón es importante estar prevenidos manteniendo una mentalidad objetiva respecto a las directrices, estas últimas no deben considerarse simplemente en la inspección anual obligatoria sino también como una actividad que requiere una vigilancia constante.
Este enfoque te dejará mucho mejor preparado cuando las inspecciones se lleven a cabo, si no es demasiado perjudicial para el funcionamiento del hospital una «inspección simulada» es la mejor manera de planificar que las cosas se ejecuten de forma ideal el día de la verdadera revisión, de esta forma las deficiencias evidentes como cilindros de gas desencadenados y etiquetas faltantes pueden ser identificadas y corregidas proactivamente.
Dar avisos oportunos
En la planificación es importante informar a los trabajadores de la próxima inspección con la mayor antelación posible incluso enviar recordatorios cerca de la hora, en lugar de simplemente confiar en el correo electrónico trata de ponerte en contacto con personas claves en el hospital por teléfono lo que permitirá hacer las preguntas necesarias en el momento indicado.
Las inspecciones de gases medicinales son muy completas y requieren acceso a muchas áreas, teniendo en cuenta este aspecto parte de los objetivos previos debe ser que los trabajadores sean conscientes de esto para minimizar interrupciones tanto como sea posible
¿Qué podemos hacer?
Facilitar con anticipación información sobre fechas y horario generales, además indicar a qué hora del día será la inspección de cada quien es sumamente provechoso.
La planificación es la clave
Si es posible planifica una lista por áreas dentro del hospital identificando cuales podrían ser las más problemáticas según su latitud, por ejemplo las salas ambulatorias son más fáciles de tratar que los áreas de hospitalización y al tomar en cuenta este detalle cualquier problema que surja podrá resolverse con mayor facilidad.
En un entorno hospitalario grande los trabajadores de seguridad también deben ser informados de la inspección ya que probablemente tendrán la capacidad de permitir el acceso a todas las áreas, así es posible agilizar el proceso y trabajar en equipo.
Además presentarse como la parte responsable de este proyecto con anterioridad es mucho mejor que hacerlo justo al momento de la inspección.
Como planificar el antes y durante de las inspecciones para gases médicos
- Tener las llaves que dan acceso a todas las áreas de control a la mano.
- Proporcionarle mapas al técnico para que encuentre las habitaciones principales sin ayuda.
- Indicar desde un inicio como es el acceso a todas las líneas de salida y escape en las centrales.
- Brindar información de contacto para áreas de cuidado críticos como: UCI, Cirugía y Maternidad entre otras para permitirle al técnico programar el mejor momento de realizar las pruebas.
- El administrador también puede enviar correos electrónicos y hacer llamadas para asegurarse de la disponibilidad en las áreas críticas.
- Disponer de las insignias apropiadas para el técnico antes de su llegada.
- Tener a la mano información importante sobre el etiquetado en las tomas de gases medicinales según el país.
- Después que finalice la inspección enviar un correo a los empleados o realizar una publicación sobre el estado del hospital.
Otro punto que no debe dejarse a un lado es informar a todo el personal de mantenimiento sobre las próximas inspecciones, y designar a una persona que acompañe al administrador durante el proceso para disponer de las llaves, accesos y cualquier cosa que se necesite al momento, dependiendo de la infraestructura del hospital se podrían designar a varias personas por áreas.
Además el administrador debe asegurarse de que pueda ser contactado en todo momento incluyendo el uso de buscapersonas, ya que los teléfonos inteligentes no son utilizables en todas las áreas del hospital que necesitan ser inspeccionadas, como por ejemplo las salas de imagen generan interferencia y los espacios de control ubicados en sótanos hacen que la conexión se pierda en segundos.
Todos los puntos deben ser revisados incluyendo aquellos en las habitaciones de los pacientes y salas de operaciones, por otro lado algunos miembros del personal pueden suponer incorrectamente que los gases medicinales son una parte pequeña y trivial de la infraestructura del hospital.
Especialmente teniendo en cuenta todo el equipo de alta tecnología que los rodea, por eso no está de más incluir al inicio de los correos una frase breve para recuerde que la inspección es algo serio, incluso recalcar que los gases médicos son considerados medicamentos y los sistemas que los involucran son parte de su administración a los pacientes.
Como dice el refrán una gramo de prevención vale un kilo de curación, por lo tanto no está demás minimizar los problemas médicos durante las inspecciones informando a todos de sus funciones con suficiente antelación, y hacer que las normas se cumplan durante todo el año.
